Jak należy sporządzić listę płac

W dobie komputeryzacji znajomość naliczania wynagrodzeń może wydawać się zbędna. Większość firm zatrudniających pracowników jest wyposażona w odpowiednie programy płacowe, które ułatwiają pracę przy naliczaniu wynagrodzeń.

Coraz rzadziej spotyka się firmy, w których wynagrodzenia są naliczane ręcznie. Po pierwsze, jest to pracochłonne, po drugie, istnieje możliwość popełnienia błędu przy dokonywaniu wyliczeń. Warto jednak znać zasady naliczania wynagrodzeń i nie polegać w 100% na programach placowych.

Pracodawca, który nawiązuje stosunek pracy z pracownikiem, jest zobowiązany do zatrudnienia go za wynagrodzenie. Zatem, każdy pracodawca jest zobligowany do naliczenia i wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę wykonaną oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Elementy listy płac

Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Prawidłowo sporządzona lista płac ułatwia poprawne wypełnienie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.

>p> Listę płac sporządza się na podstawie innych dokumentów, m.in. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy czy informacji o przyznanych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać następuje elementy:

• nazwę pracodawcy,
• miesiąc i rok, którego dotyczy,
• datę wypłaty wynagrodzenia – ma ona istotny wpływ na ustalenie prawidłowej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
• datę sporządzenia listy płac,
• znaczenie lub nazwę listy płac – lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób sporządzających listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń – na liście płac powinny być wyszczególnione wszystkie składniki wynagrodzenia (nie zaleca się, aby na liście płac umieszczać wyłącznie sumę wynagrodzenia w tzw. kwocie brutto),
• data i podpis pracownika w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką – pracownik powinien na liście płac oprócz podpisu zamieścić również datę wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca może w ten sposób zabezpieczyć się przed ewentualnymi sporami dotyczącymi terminowości wypłat wynagrodzeń.

Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy takie powinny być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.

Rola Płac w Przedsiębiorstwie

Wynagrodzenie, płaca, to dochód pieniężny, jaki otrzymuje pracownik za ilość i jakość wykonanej pracy lub za wypełnienie określonego zadania wynikających ze stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych, określające konkretne zadania lub czynności do ich prawidłowego dokonania.
Rola płac w przedsiębiorstwie jest istotna, dla firmy spełnia funkcje:

• motywacyjną
• kosztową
• społeczną

Funkcja motywacyjna (premie, dodatki,nagrody itp.) jak sama nazwa wskazuje ma wzmożyć aktywność pracownika do jak najbardziej efektywnej pracy, co za tym idzie ulepszenia jakości i renomy zakładu pracy.

Funkcja kosztowa jest to nierozłączny element każdego przedsiębiorstwa, z punktu widzenia pracodawcy to przede wszystkim poziom kosztów i osiągane wyniki.

Na poziomie przedsiębiorstwa są to również koszty związane z utrzymaniem pracownika w firmie oraz jakie są jego osiągi pracy.

Funkcja społeczna przejawia się w kreowaniu zaufania na szczeblu pracownik-pracownik jak i pracownik – pracodawca. Funkcja społeczna powiązana jest również ze znaczeniem płac do określenia pozycji społecznej,prestiżu, poczucia wartości i znaczenia w przedsiębiorstwie.

Zadaniem działu płac jest połączenie wszystkich tych trzech funkcji, odpowiednio motywować, zachować odpowiednią hierarchię w zakładzie pracy jak i również prawidłowo wykonywać zadania powiązane z kosztami firmy. Takimi zadaniami są:

• Naliczanie wynagrodzeń, odpraw, zasiłków (powyżej 20 osób w przedsiębiorstwie) i ekwiwalentów.
• Naliczanie zasiłków chorobowych,macierzyńskich, wychowawczych.
• Sporządzanie list zatwierdzających wynagrodzenia dla pracowników.
• Dokonywanie potrąceń, takich jak podatek dochodowy,ZUS, potrącenia komornicze.
• Wyliczenie co miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4) jak również sporządzenie deklaracji rocznej PIT-11 dla pracowników.
• Współpraca, uzgadnianie niejasności z Urzędami Skarbowymi.
• Sporządzanie co miesięcznej deklaracji ZUS – DRA wraz z imiennymi raportami pracowników RCA,RSA,RMUA.
• Sporządzanie korekt, wykrywanie błędów, w przypadku źle sporządzonych deklaracji ZUS.
• Przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach na prośbę pracownika.
• Przeliczanie podstawy do emerytury i renty.
• Uzgadnianie z działem księgowym kont rozrachunkowych w zakresie realizowania wypłat wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych dla pracowników oraz naliczonych pochodnych od tych wypłat.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo skontrolować każdego pracodawcę pod względem legalności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Co więcej, zwykle inspektorzy nie zapowiadają swojej wizyty, a ich obecność w firmie może skończyć się procesem sądowym.

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z 13 kwietnia 2007 r., kontroli podlegają pracodawcy oraz przedsiębiorcy nie będący pracodawcami, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym także przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy.

Do zadań inspekcji pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrola legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. W tym celu (zgodnie z art. 24 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy) inspektorzy mają prawo przeprowadzić czynności kontrolne bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy.

Przebieg kontroli - PIP

Podstawowym obowiązkiem inspektora pracy jest okazanie dokumentów potwierdzających jego tożsamość oraz dokumentów uprawniających go do kontroli w danej firmie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kontrolujący uzna, że informowanie pracodawcy o rozpoczynaniu kontroli może wpłynąć na jej wynik. W praktyce oznacza to, że inspektor może przyjść kiedy chce i o której godzinie chce do siedziby firmy, by skontrolować pracodawcę. Dodatkowo, nie potrzebuje on żadnych przepustek wstępu i nie podlega rewidowaniu.

Przebieg inspekcji szczegółowo opisuje art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r. Zgodnie z jego brzmieniem inspektor ma prawo:

• sprawdzić tożsamość osób wykonujących pracę lub przebywających na ternie podmiotu kontrolowanego, przesłuchać ich i żądać od nich oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej
• żądać od wszystkich pracowników, który są lub byli zatrudniani albo od osób, które wykonują lub wykonywały pracę na rzecz kontrolowanego podmiotu, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą
• żądać przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
• żądać okazania dokumentacji technicznej związanej z budową, przebudową lub rozbudową budynku, w którym mieści się kontrolowany podmiot, jak również żądać przedstawienia stosownej dokumentacji i ekspertyz dotyczących produkcji (łącznie z próbkami materiałów używanych podczas produkcji ) w danym zakładzie
• żądać wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego,
• żądać dostarczenia próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą,
• wykonać niezbędne, w celu kontroli, odpisy lub wyciągi z dokumentów, jak również żądać od podmiotu kontrolowanego sporządzenia stosownych zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów
• nagrywać przebieg kontroli urządzeniami do rejestru obrazu lub dźwięku

Jeżeli zajdzie uzasadniona obawa, że informacje jakie udzieli dany pracownik, mogą narazić go na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z ujawnienia tych informacji, inspektor pracy ma możliwość wydania postanowienia o objęciu tożsamości tego pracownika tajemnicą. Jednak zgodnie z art. 23 par. 4 ustawy, pracodawca ma prawo złożyć zażalenie do takiej decyzji i zwrócić się do organu kontrolującego z wnioskiem o odtajnienie danych osobowych pracownika składającego zeznania. Musi to jednak nastąpić nie później niż w terminie 3 dni, licząc od dnia dostarczenia pracodawcy postanowienia o utajnieniu danych.

Dodatkowo, podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności, niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, odrębne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Wynik kontroli

W wyniku ustaleń dokonywanych w toku kontroli inspektor pracy może wydać decyzję, zastosować wystąpienie, skierować powództwo bądź nałożyć karę grzywny. Ponadto, zgodnie z art. 37 par. 2 ustawy, musi zawiadomić o naruszeniu przepisów prawa właściwe organy:

• ZUS – o naruszeniu przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych
• Urząd Kontroli Skarbowej – o naruszeniu przepisów prawa podatkowego
• Policję lub Straż Graniczną – o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach

Jeżeli w toku kontroli stwierdzone zostają wykroczenia polegające na naruszeniu przepisów Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r., inspektor ma obowiązek skierować daną sprawę do sądu. W innych przypadkach, gdy uchybienia nie stanowią poważnego naruszenia przepisów i tym samym nie wymuszają wydania decyzji czy też nałożenia grzywny, inspektor pracy występuje o ich usunięcie. Wystąpienie takie powinno zawierać wnioski pokontrolne oraz ich podstawę prawną.

Pracodawca zobowiązany jest w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym jednak niż 30 dni, zawiadomić odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych (art. 36 ust. 1-2 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Pracodawca może także odwołać się od decyzji inspektora pracy. Musi to jednak nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wydania decyzji.

Rekompensata za nadgodziny

Jeżeli pracownik zmuszony jest zostać w pracy po godzinach, pracodawca zobowiązany jest do udzielenia mu wolnego w zamian za nadgodziny bądź do dodatkowej rekompensaty pieniężnej. Istnieją jednak takie sytuacje, gdy pracownikowi należy się i jedno i drugie.

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, zgodnie z art. 151 par. 1 Kodeksu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Dopuszczalna jest tylko i wyłącznie w razie szczególnych potrzeb pracodawcy lub w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, albo usunięcia awarii.

Zgodnie z przepisami, czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnym, 5-dniowym tygodniu pracy. Istnieje jednak możliwość wydłużenia dobowego czasu pracy z 8 do nawet 12 godzin w ciągu jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy równoważony jest krótszym czasem pracy w inne dni lub dniami wolnymi od pracy. Wszystkie szczegóły dotyczące czasu pracy pracowników powinny być zawarte w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa albo w umowie o pracę. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art.132 par. 1, pracownikowi przysługuje prawo do, co najmniej, 11 godzin nieprzerywalnego odpoczynku w każdej dobie. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje także prawo do 35-godzinnego, nieprzerwalnego odpoczynku w ciągu tygodnia. Jeżeli wiec powierza się pracownikowi zadania służbowe w czasie wolnym od pracy, należy liczyć się z konsekwencjami rekompensaty.

Rekompensata za godziny nadliczbowe

W myśl przepisów zawartych w Kodeksie pracy, pracownikowi należy się cały dzień wolny i dodatkowe, 100-procentowe wynagrodzenie pieniężne, gdy musi on wykonywać swoje obowiązki służbowe w dzień wolny od pracy lub w święto. Jeżeli pracodawca zobliguje swojego pracownika do pracy w dzień, który miał być dniem wolnym dla pracownika z tytułu nadgodzin, to zmuszony będzie wypłacić pracownikowi kolejne 100-procentowe wynagrodzenie i znów wyznaczyć mu inny dzień wolny od pracy. Ta sama stawka wynagrodzeniowa przysługuje pracownikom, wykonującym swoje nadliczbowe obowiązki w godzinach nocnych. Stuprocentowy dodatek do wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenie przeciętnej, tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 131 par.1). W pozostałych przypadkach, pracownikowi przysługuje prawo jedynie do dodatkowego, 50-procentowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wolne w zamian za nadgodziny

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może udzielić mu czasu wolnego od pracy, proporcjonalnie do ilości przepracowanych nadliczbowo godzin. Jednak, jeśli pracownik sam nie wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca zmuszony jest udzielić mu wolne w wymiarze o połowę wyższym niż liczba nadliczbowo przepracowanych godzin. Choć wymiar czasu pracy pracownika będzie mniejszy, to nie może to spowodować obniżenia należnego mu wynagrodzenia.

Zobowiązując pracownika do pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca powinien pamiętać, nie tylko o rekompensacie pieniężnej lub rekompensacie w formie godzin wolnych od pracy, ale także o przepisach, które wyraźnie określają prawo pracownika do odpoczynku. Ponadto w myśl art. 151 par. 3, w roku kalendarzowym pracownik nie może przepracować więcej, niż 150 godzin nadliczbowych. Za złamanie tej zasady grozi odpowiedzialność karna, nawet jeśli pracownik wyraził zgodę na pracę ponad ustawową ilość godzin.

Akta osobowe pracownika

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach u rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.

Przepisy szczegółowo określają, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ze względu na rodzaj dokumentów, można podzielić je na 3 grupy, A, B i C.

A - Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

W skład tych dokumentów wchodzą:

• wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: dane osobowe, kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, ukończonych kursach i szkoleniach, dodatkowych uprawnieniach i umiejętnościach
• świadectw pracy od poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające okresy jego zatrudnienia
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy
• świadectwa ukończenia szkół i uczelni
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

Ta część dokumentacji pracowniczej poświęcona jest w szczególności dokumentom powstałym w przebiegu zatrudnienia. Zalicza się do nich:

umowa o pracę

• potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
• zaświadczenia o szkoleniach bhp;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
• oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

C - Ustanie zatrudnienia

W tym miejscu należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, tj. :

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzeniem
• za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Sposób przechowywania

Akta osobowe należy przechowywać w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Najlepiej ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odszukać. Dodatkowo należy zabezpieczyć je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem.

Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.

Czy lista płac powinna być przechowywana w formie papierowej

W dobie gdy przechowywanie dokumentacji, jej archiwizacja, dygitalizacja jest coraz powszechniejsza, a okresy przechowywania informacji ustawodawca stale podwyższa. Zasadniczym pytaniem wydaje się czy papierowy dokument źródłowy ma być tak samo przechowywany jak zdygitalizowany.

Wydawać się by mogło że nie ma żadnych przeciwwskazań żeby tak było. jednak zawsze należy się liczyć z niezmierzoną głupotą urzędników, oraz ich pomysłowością w wynajdywaniu wszelkiego rodzaju utrudnień. Dewizą naczelną ich podejścia do regulacji to, jeżeli ustawodawca nie poruszył kwestii to intencją jego było dać urzędnikom wolną rękę do interpretacji.

Według oficjalnych wytycznych dokuemntacja w formie papierowej powinna być złożona w centralnym archiwum a w formie zdygitalizowanej w siedzibie przedsiębiorstwa.

Jak wypłacać ryczałt za samochód

Prawidłowe wypłacanie ryczałtu samochodowego pozwala na zwolnienie tego przychodu ze składek na ZUS. Jeżeli do wypłacania ryczałtu samochodowego pracodawcę zobowiązują przepisy, świadczenie to będzie także zwolnione z podatku dochodowego. Natomiast gdy jest wypłacane tylko na mocy porozumienia pracownika z pracodawcą, będzie opodatkowane.

Koszty używania pojazdów pracowników do celów służbowych pokrywa zakład pracy. Kwotę rozliczenia oblicza się mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr lub mnożąc przyjętą na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. W obydwu przypadkach stawki za kilometr powinny być ustalone przez obie strony w specjalnej umowie. Aby skorzystać ze zwolnienia składkowego i ewentualnego podatkowego, stawki zwrotu za jeden kilometr nie mogą przekraczać stawek przyjętych w ogólnie obowiązujących przepisach:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powy!ej 900 cm3 - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł,
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Uregulowania dotyczące podróży służbowych wskazują, że pracodawca, który na wniosek pracownika zgodził się na odbywanie przez niego podróży służbowej własnym autem (motorem, motorowerem), przyznaje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może przewyższać kwot określonych dla danego typu pojazdu przez ministra właściwego do spraw transportu.

Przepis wyraźnie wskazuje, że kwota zwrotu musi więc dotyczyć rzeczywiście przejechanych kilometrów.

Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przejechanych kilometrów w podróżach służbowych.

Tylko zwrot za przejechane kilometry będzie zwolniony z opodatkowania. Przyjęcie średniej w przypadku podróży służbowych jest niedopuszczalne z uwagi na to, że gdyby ryczałt był zawyżony, część rzeczywistego przychodu pracownika byłaby nieopodatkowana.

Z tych samych powodów ryczałtu nie można zwolnić z oskładkowania. Przepisy składkowe także odwołują się do zwolnienia ze składek refundacji dokonywanej tylko na podstawie przepisów o podróżach służbowych. W przypadku przyznania pracownikowi miesięczny ryczałtu samochodowego na pokrycie kosztów podróży służbowych odbywanych własnym autem z określoną równowartością, rozliczenie z pracownikiem uniemożliwia zastosowanie zwolnień podatkowych i składkowych. Refundacja będzie więc stanowić przychód podlegający obydwu tym obciążeniom. Zwolnieniu podatkowemu podlegają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Inne należności to m.in. zwrot kosztów odbycia podróży służbowej własnym środkiem transportu.

Istnieje także mozliwość(w przypadku firm zajmujących się również usługami transportowymi) każdorazowego wysyłania pracowników w podróż służbową. W ten sposób zwrot kosztów używania własnych pojazdów do celów służbowych nie będzie ani opodatkowany, ani oskładkowany, a w konsekwencji wszystkie pieniadze z ryczałtu trafią do kieszeni pracowników. Taki zwrot będzie możliwy tylko wtedy, gdy pracownicy mają jako miejsce świadczenia pracy wpisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy obszar, a dane zlecenie będzie dotyczyło transportu do innej miejscowości.

Oczywiście można również odliczac ryczałt. Ryczałt za jazdy miejscowe może być bowiem wypłacany nie tylko w przypadku przejazdów służbowych na terenie jednej miejscowości, ale także za przejazdy na terenie różnych miejscowości leżących na terenie tej samej gminy. Maksymalna stawka ryczałtu jest uzależniona, podobnie jak w przypadku ryczałtów „miejskich”, od liczby mieszkańców danej gminy i wynosi:

• 300 km - do 100 000 mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km - ponad 500 000 mieszkańców.

W tym przypadku także ma znaczenie, w jaki sposób pracownik ma określone w umowie miejsce świadczenia pracy. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów słuzbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika określają przepisy dotyczące podróży służbowych. Oznacza to, że rozliczenie w ramach jazd lokalnych może nastapić tylko w sytuacji poruszania się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy. Wskazanie w umowie o pracę konkretnej miejscowości jako miejsca świadczenia pracy, wyklucza możlwość rozliczania ryczałtem za jazdy lokalne przejazdów (poza miejscowością) i ogranicza ewentualny ryczałt jedynie do rozliczania przebytej drogi w administracyjnych granicach danej miejscowości.

Z pracownikami, którzy będą używać własnych aut, motocykli czy motorowerów przy świadczeniu pracy, pracodawca pownienien zawrzeć oddzielne umowy od umów o pracę. Umowa taka powinna określać m.in. rodzaj pojazdu, jakiego pracownik będzie używał do celów służbowych i jego pojemność skokową, jeśli pojazdem tym jest samochód osobowy.

Nie ma prawnych możliwości wyegzekwowania od pracownika użycia w podróży służbowej własnego środka transportu. Generalną zasadą bowiem jest, że środek transportu zapewnia pracodawca i tylko „dla wygody” pracownika może przychylić się do wniosku tego ostatniego o odbycie podróży własnym motorowerem, motocyklem czy samochodem.

Umowa zlecenie

Zwrot kosztów dojazdu zleceniobiorcy podlega opodatkowaniu i to na zleceniodawcy spoczywa obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku.

Przychody z umowy zlecenia zalicza się do tzw. przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Przychodami podlegającymi opodatkowaniu będą w tym przypadku wszelkie kwoty uzyskane od płatnika w związku z realizacją zlecenia.

W przypadku utraty prawa jazdy przez pracownika, któremu był wypłacany ryczałt za przejazdy i zmuszony jest on korzystać ze środków transportu miejskiego, pracodawca powinien pokryć koszty jego przejazdów (np. wykupując bilet miesięczny).

Oczywiście dalsze wypłacanie ryczałtu samochodowego byłoby sprzeczne z celem tego świadczenia. Nieprawidłowe byłoby także dalsze zwalnianie tego świadczenia ze składek.

Pracownik, który zawarł z pracodawcą umowę cywilnoprawną, dotyczącą używania pojazdu w jazdach miejscowych na jego polecenie, jest zobowiązany do używania w pracy własnego pojazdu.

W przypadku nieobecności w pracy pracownika, któremu wypłacany jest ryczałt lub niemożliwości używania samochodu (np. z powodu napraw), kwota ustalonego z pracownikiem miesięcznego ryczałtu zmniejsza się za każdy dzień nieobecności w pracy (także za dni podróży służbowych) o 1/22 miesięcznej kwoty. Kwota ta jest stała (ryczałtowa) i niezależnia od liczby dni roboczych w danym miesiącu. Informacje o tym, czy pracownikowi przysługuje za dany dzień ryczałt, pracodawca uzyskuje z oświadczenia składanego przez pracownika na koniec miesiąca. W oświadczeniu tym pracownik powinien wskazać, oprócz liczby dni nieobecności w pracy/niemożności korzystania z samochodu do celów służbowych, także dane dotyczące auta, takie jak: nr rejestracyjny, markę i pojemność silnika. W związku z koniecznością pomniejszenia miesięcznego ryczałtu o dni, za które pracownik nie zachowuje do niego prawa, wypłaca się go najczęściej w ostatnim dniu roboczym miesiąca, za który przysługuje lub w pierwszych dniach kolejnego miesiąca.

Jeżeli pracownik wykorzystuje do celów służbowych inny pojazd, niż ten, na który zawarł umowę o używaniu własnego pojazdu do celów służbowych, lub w comiesięcznym oświadczeniu o używaniu pojazdu do celów służbowych podaje nieprawdziwe dane dotyczące tego pojazdu, to zachodzi przyczyna do dyscyplinarnego rozwiązania z nim umowy o pracę lub wypowiedzenia mu jej z powodu celowego wprowadzenia pracodawcy w błąd w celu otrzymania większego ryczałtu niż należny.

W przypadku uznania przez pracownika, że ryczałt jest niższy niż liczba przebytych kilometrów należy ustanowić dla pracownika wyższy ryczałt, niż maksymalny przewidziany przepisami lub rozliczać się z nim nie ryczałtem, ale na podstawie rzeczywiście przebytej trasy. W tym przypadku ze składek będzie zwolniony jedynie zwrot w maksymalnej wysokości przewidzianej przepisami. Nadwyżkę trzeba będzie oskładkować. W przypadku innej możliwości pracownik otrzyma więcej pieniędzy na rękę, gdyż całość będzie zwolniona ze składek. Będzie jednak miał obowiązek dokumentowania przebytej trasy. Jazdy lokalne rozliczane „kilometrówką” podlegają zwolnieniu składkowemu tylko wtedy, gdy jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Kto może skorzystać z ułatwień w okresie zawieszenia działalności

Ustawa z 4 marca 2011r. o zmianie ustawy o rachunkowości wprowadza szereg uproszczeń dla przedsiębiorcy, gdy zawiesi on wykonywanie działalności gospodarczej.

Głównymi ułatwieniami będzie zwolnienie przedsiębiorcy z obowiązku:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych
• sporządzania, badania, składania w sądzie rejestrowym
• składania do publikacji sprawozdania finansowego
• sporządzania i składania sprawozdania z działalności

Należy jednak pamiętać, że zwolnienie dotyczy tylko pełnego roku obrotowego, w którym trwa okres zawieszenia. Zwolnienie z prowadzenia ksiąg rachunkowych nie dotyczy emitentów papierów wartościowych ubiegających się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego i emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku. Wyjątkiem od zwolnienia jest też występowanie zdarzeń, które wywołują skutki o charakterze finansowych lub majątkowym, np. dokonywanie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Przedsiębiorcy, którzy zawieszą wykonywanie działalności są również zwolnieni ze składania deklaracji podatkowych za okresy rozliczeniowe dotyczące okresów zawieszenia.

Kto nie może skorzystać ze zwolnienia ze składania deklaracji podatkowych?

• podatnicy VAT UE
• podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
• podatnicy dokonujący importu usług lub nabywający towary, w zakresie których są podatnikiem.

Zwolnienie nie dotyczy też okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego oraz okresów rozliczeniowych, za które podatnik musi rozliczyć podatek z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które musi dokonać korekty podatku naliczonego.

Prawa przedsiębiorcy zawieszającego wykonywanie działalności

Osoba, która zawiesi wykonywanie działalności ma prawo przyjmować należności, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych ze sprawami sprzed zawieszenia oraz wykonywać wszelkie czynności w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przedsiębiorca ma też prawo osiągać przychody finansowe z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej.

Składki na ubezpieczenia przedsiębiorcy – nakładcy

Każdy przedsiębiorca może oprócz własnej działalności gospodarczej wykonywać pracę na umowę. Coraz bardziej popularną formą zatrudnienia przedsiębiorców jest wykonywanie pracy na umowę o pracę nakładczą (tzw. chałupnictwo). Jest to bardzo wygodny rodzaj pracy, który odbywa się we własnym domu i charakteryzuje się elastycznymi godzinami pracy.

W myśl przepisów osoba prowadząca działalność jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, wypadkowe. Dobrowolnym ubezpieczeniem jest składka na ubezpieczenie chorobowe. Dla przedsiębiorców podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, które przyjęto w celu ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy. Podstawa wymiaru składek na rok 2011 wynosi 2015,40 zł. Należy pamiętać, że kwota na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podlega limitom trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy, natomiast ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe nie jest ograniczone żadnymi limitami.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych ustanawia obowiązek podlegania ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym osób świadczących pracę nakładczą. Z tytułu wykonywania pracy nakładczej podstawą wymiaru składek jest przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z pracy bez uwzględnienia wynagrodzenia na czas niezdolności do pracy na wskutek choroby, które to jest wynagrodzeniem nieoskładkowanym.

Obowiązkowym ubezpieczeniem zarówno dla przedsiębiorców jak i nakładców jest ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku przedsiębiorcy podstawą wymiaru składki zdrowotnej obowiązującej na rok 2011 jest kwota nie niższa niż 2704,31 zł, a kwota ubezpieczenia zdrowotnego nie niższa niż 243,39 zł (9% podstawy wymiaru składki). W przypadku nakładcy podstawą wymiaru składki jest kwota przychodu z umowy pomniejszona o składki na ubezpieczenie społeczne płatne w części pracownika.

W sytuacji łączenia działalności gospodarczej z wykonywaniem pracy nakładczej można rozpatrywać dwa przypadki:

• Kwota na umowie o pracę nakładczą jest niższa od podstawy wymiaru składek z działalności gospodarczej.
• Kwota na umowie o pracę nakładczą jest równa lub wyższa od podstawy wymiaru składek z działalności gospodarczej.

W pierwszym przypadku tytułem do obowiązkowego ubezpieczenia będzie działalność gospodarcza, jednak płatnik może wystąpić z wnioskiem o objęcie go również ubezpieczeniem z tytułu świadczenia pracy nakładczej. W drugim przypadku tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest tytuł, który powstał wcześniej. Istnieje również możliwość dokonania wyboru tytułu obowiązkowych ubezpieczeń.

Rozłożenie na raty płatności składek ZUS

Płatnik składek ma możliwość zwrócenia się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o rozłożenie płatności na raty. Wniosek ten do ZUS może złożyć każdy płatnik, który ma obowiązek regulowania należności z tytułu składek tj. byli i aktualni płatnicy oraz osoby trzecie, które odpowiadają za zaległości z tytułu składek. Z wnioskiem może wystąpić podmiot, który ma zadłużenie względem ZUS, a także taki, który z powodów zmian ekonomicznych spodziewa się w przyszłości gorszej kondycji finansowej.

Wniosek należy złożyć w formie pisemnej, bezpośrednio we właściwym dla siedziby lub miejsca zamieszkania wnioskodawcy oddziale ZUS albo przesłać go za pośrednictwem poczty. Dodatkowo jeżeli płatnik posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, może złożyć wniosek za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu Podawczego ZUS.

Każdy płatnik ma możliwość ubiegania się o rozłożenie płatności składek na raty bez względu na formę prawną prowadzonej działalności. Układ ratalny obejmuje ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych wraz z naliczonymi odsetkami. Jeżeli z wnioskiem występuje osoba, która nie zatrudnia nikogo to w takim przypadku również ubezpieczenie zdrowotne może zostać rozłożone na raty. W przypadku niespełnienia warunków ZUS powinien odmówić rozłożenia płatności składek na raty jednak czasem niespełnienie przesłanek dotyczących trudności finansowych i trudnej sytuacji materialnej i rodzinnej nie przekreśla szans na uzyskanie układu ratalnego, gdyż ZUS bierze pod uwagę tzw. szczególne okoliczności.

Ważne jest odpowiednie skompletowanie dokumentów, które należy złożyć wraz z wnioskiem o rozłożenie na raty płatności. Można do tego celu skorzystać z narzędzi jakie daje księgowość internetowa Dokumenty powinny przejrzyście przedstawiać sytuację finansową firmy: W przypadku prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych należy do wniosku dołączyć m.in. sprawozdanie finansowe za trzy lata obrotowe, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie przewidywanych, możliwych środków do uzyskania w wyniku prowadzonej działalności.

W przypadku prowadzenia niepełnych ksiąg należy do wniosku dołączyć m.in. zeznania podatkowe, wydruki książki przychodów i rozchodów lub ryczałtu ewidencjonowanego albo karty podatkowej, oświadczenia dotyczące terminowości uiszczania opłat przez nabywców, szacunkowej wartości majątku firmy i zobowiązań, oświadczenie dotyczące wysokości i terminów spłat zobowiązań względem innych wierzycieli. W przypadku nie wymienionych wyżej grup płatników wraz z wnioskiem należy złożyć m.in. oświadczenie o dochodach i ponoszonych kosztach, dokumenty dotyczącego sytuacji rodzinnej.

Przedsiębiorstwo zobowiązane jest również do udokumentowania wysokości otrzymanej pomocy de minimis lub innego rodzaju pomocy. W przypadku otrzymywania pomocy de minimis należy dostarczyć oświadczenie o wielkości otrzymanej pomocy za ostatnie 3 lata. Jeżeli natomiast dłużnik otrzymywał inną pomoc niż de minimis to wraz z wnioskiem powinien złożyć informacje dotyczące pomocy lub w przypadku jej nieotrzymania informacje o jej nieotrzymaniu, jeśli pomoc została przeznaczona na restrukturyzacje to plan restrukturyzacji oraz dokumenty świadczące o ogólnej wartości pomocy, która została przekazana na naprawę szkód po klęskach żywiołowych.

Przed wydaniem decyzji w sprawie rozłożenia płatności na raty Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza wszelkie okoliczności, które mogły by mieć wpływ na niewywiązanie się przez dłużnika. Jeżeli po przeanalizowaniu dotychczasowych płatności ZUS stwierdzi, że wcześniejsze działania płatnika nie gwarantują spłaty zobowiązań w ratach to odrzuca wniosek o układ ratalny.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku ZUS ustala płatnikowi harmonogram spłat. Okres spłaty zobowiązania zależny jest od przyznanej kategorii ratingu oraz kwoty zadłużenia. Kategorie ratingowe ustala ZUS po przeprowadzeniu analizy ekonomiczno-finansowej przedłożonych dokumentów. Analizowana jest również stabilność dochodów płatnika. Brane jest pod uwagę źródło dochodów. Wniosek z tego, że o rozłożenie składek mogą ubiegać się pracownicy, zleceniobiorcy i wykonawcy.

Na ogół okres na jaki ZUS rozkłada płatności na raty jest 5 lat. Zdarza się jednak, że ze względu na pewne okoliczności wydłuża się okres ratalny. ZUS w wewnętrznych procedurach przyjął, że wniosek ubiegającego się o układ ratalny powinien być rozpatrzony nie później niż 14 dni po złożeniu kompletnych dokumentów. Przy pozytywnym rozpatrzeniu ZUS zawiera układ ratalny z płatnikiem, w którym określa warunki spłaty należności z tytułu składek. Jeżeli płatnik otrzymał decyzję, z którą się nie zgadza ma możliwość wystąpienia z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie.

Zawarcie układu ratalnego z płatnikiem niesie za sobą pewne skutki prawne. Po pierwsze od dnia następującego po dniu wpłynięcia wniosku płatnika ZUS zawiesza naliczanie odsetek za zwłokę. Po drugie od każdej raty pobierana jest tzw. opłata prolongacyjna w wysokości 50 procent stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Jeżeli należności zostały objęte ZUS nie podejmuje kroków zmierzających do przymusowego wyegzekwowania należności.

Po otrzymaniu ulgi płatnik jest zobowiązany regulować wpłaty wg harmonogramu. ZUS w trakcie trwania układu ma prawo zabezpieczyć zapłatę składek poprzez ustanowienie hipoteki albo zastawu na majątku dłużnika. Możliwe jest ubieganie się o zmianę warunków układu jeżeli płatnik nie posiada odpowiednich środków finansowych, by spłacać dług. W przypadku złożenia wniosku o zmianę warunków należy przedstawić solidne argumenty i dołączyć dokumenty uzasadniające zmianę. W sytuacji niedotrzymania przez płatnika terminów wpłat następuje rozwiązanie układu ratalnego. Układ zostaje również rozwiązany, gdy wpłaty rat należnych zostaną błędnie oznaczone, co może spowodować ich zaliczenie na poczet innych należności lub płatnik nie opłacał pełnej wysokości składek bieżących przez okres dłuższy niż 14 dni od dnia ich wymagalności.